Prowadzenie przedsiębiorstwa to wiele obowiązków i terminów, o których trzeba pamiętać. Dlatego bardzo łatwo jest o czymś zapomnieć i nie wypełnić jednego z zobowiązań. O których z nich właściciele biznesów zapominają najczęściej?

RODO w firmie

Chociaż z zasadami wprowadzonymi przez RODO żyjemy już kilka lat, to wiele przedsiębiorstw dalej zapomina o wprowadzeniu polityki dotyczącej przetwarzania danych osobowych. Często nie wprowadzają ich wcale albo korzystają z nich w sposób wadliwy. Należy pamiętać, że każda działalność powinna informować swoich klientów i współpracowników o przetwarzaniu danych, a w firmie powinny być wprowadzone odpowiednie procedury dotyczące RODO, np. prowadzenie odpowiednich rejestrów. Niedopełnienie tego obowiązku może oznaczać kary w wysokości do 4 % całkowitego rocznego obrotu z poprzedniego roku obrotowego.

Obowiązki przedsiębiorcy dotyczące BHP

BHP to zbiór zasad, które mają zapewnić pracownikom przedsiębiorstwa bezpieczeństwo. Przedsiębiorcy bardzo często zapominają o niektórych, albo nawet wszystkich z nich. Na początek pracodawca powinien ocenić każde stanowisko pod względem ryzyka zawodowego. Następnie powinien stworzyć dla niego bezpieczne, ale też wygodne warunki. Każdy pracownik, niezależnie od wykonywanych obowiązków, musi przejść szkolenie BHP – pracodawca ma rok na wypełnienie tego obowiązku. Pracownik dowie się podczas niego jak wykonywać swoje obowiązki w sposób bezpieczny, ale też jakie prawa mu przysługują i np. jak zadbać o komfort swojego kręgosłupa czy oczu.

Dodatkowo pracodawca musi oznaczyć wyjścia ewakuacyjne, zapewnić apteczkę, gaśnicę, informację o drodze pożarowej. Liczy się jednak nie tylko bezpieczeństwo, ale też komfort, dlatego w kwestii przedsiębiorcy pozostaje też zadbanie o odpowiednie oświetlenie czy wentylację pomieszczeń.

Jakie warunki musi zapewnić pracodawca w czasie upału?

Chociaż odpowiednie warunki do pracy powinny być zapewnione przez cały rok, to okres lata i upałów nakłada na pracodawcę nowe zobowiązania. Głównym obowiązkiem jest tutaj zapewnienie pracownikom wody. W przypadku osób wykonujących swoje obowiązki na otwartej przestrzeni, granicą temperatury jest tutaj 25°C, a w przypadku stanowisk pracy w zamkniętych pomieszczeniach 28°C. Jeżeli upały będą większe, niż wskazane wartości, a pracodawca nie zapewni swoim podwładnym wody, to może grozić mu grzywna nawet do 30 tysięcy złotych.

Zapewnienie pracownikom klimatyzacji, wentylatorów czy skrócenie czasu pracy nie należy już do obowiązków pracodawcy, ale już do jego troski o pracowników.

Badania lekarskie dla pracowników

Zanim jeszcze pracownik przystąpi do pracy, musi wykonać wstępne badania lekarskie, stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania danych czynności. Skierowanie na takie badania pracownik powinien uzyskać od działu kadr przedsiębiorstwa. Koszt badań również powinien być pokrywany przez pracodawcę. Zakres badań będzie się różnił w zależności od stanowiska: osoby spędzające dużo czasu przed komputerem będą np. musiały wykonać badania okulistyczne, pracownicy fizyczni będą musieli wykonać badania kardiologiczne, itp. Bez takich badań pracownik nie może przystąpić do pracy.

Obowiązki ewidencyjne w firmie

Przedsiębiorcy zapominają często o odpowiednim ewidencjowaniu swoich przychodów, środków trwałych i wyposażenia. Obowiązek ewidencyjny dotyczy też ewidencji kosztów i przychodów. Obowiązki zależą od formy opodatkowania: o ewidencji przychodów muszą pamiętać przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na ryczałt od przychodów.

Te i inne obowiązki często są pomijane w natłoku czynności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Ponieważ grożą jednak za nie kary i konsekwencje, to warto pamiętać o podstawowych obowiązkach wobec pracowników i urzędów.