Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to najpopularniejsza po jednoosobowej działalności gospodarczej forma prowadzenia biznesu. Dlaczego przedsiębiorcy się na nią decydują i jak wygląda proces przekształcenia?

Cały proces określa art. 551. §5 Kodeksu Spółek Handlowych. Przedsiębiorca, który jest osobą fizyczną i prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, przekształca swój biznes w jednoosobową spółkę kapitałową. Tym samym dochodzi do sukcesji praw i obowiązków. Następnie spółka jednoosobowa może już stosunkowo prosto przekształcić się w spółkę wieloosobową.

Dlaczego warto przekształcić swój biznes w spółkę z o.o.?

Właściciele nowych biznesów na początku zazwyczaj decydują się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej. Taka forma pozwala na szybkie dopełnienie formalności i niskie koszty założenia działalności. Z czasem jednak wielu przedsiębiorców decyduje się na zmianę formy prawnej na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Powodów może być kilka: większe możliwości rozwoju, ograniczenie odpowiedzialności, mniejsze koszty.

Spółka z o.o. pozwala na ograniczenie odpowiedzialności

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej cała odpowiedzialność, zarówno ta majątkowa, jak i karna, spoczywa na przedsiębiorcy. Dlatego właśnie częstym powodem przekształcenia biznesu w spółkę z o.o. jest chęć zmniejszenie osobistej odpowiedzialności.

Według polskiego prawa co do zasady za zobowiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością odpowiada jedynie spółka, jako osoba prawna,  za jej zobowiązania nie odpowiadają natomiast wspólnicy..

Za zobowiązania sp. z o.o odpowiada spółka całym swoim majątkiem. Problem pojawia się w sytuacji, gdy majątek spółki jest za mały na pokrycie wszystkich zobowiązań spółki. Wtedy członkowie zarządu odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki z o.o.

Należy pamiętać, że przepisy przewidują sytuację, w której członkowie zarządu mogą zwolnić się z odpowiedzialności i w ten sposób nie odpowiadać za zobowiązania spółki.

Taka możliwość istnieje na podstawie artykułu 299. KHS, który mówi, że jeżeli członek zarządu złoży w odpowiednim terminie wniosek o ogłoszenie upadłości spółki z o.o. lub w tym samym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo o zatwierdzeniu układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu, albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewydania postanowienia o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo niezatwierdzenia układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu wierzyciel nie poniósł szkody.

Wspólnicy  spółki kapitałowej są obciążeni jedynie ryzykiem gospodarczym związanym z wniesieniem  do spółki wkładów oraz ewentualnie dodatkowych świadczeń czynionych na rzecz spółki (dopłaty, powtarzające się świadczenia niepieniężne).

Spółka ma też więcej praw: ma zdolność prawną, zdolność do czynności prawnych i zdolność sądową, co oznacza, że może samodzielnie zaciągać zobowiązania, nabywać prawa, a więc też własność nieruchomości. Może też pozywać, działa to jednak w dwie strony – może być też pozywana.

Większe możliwości rozwoju

Wraz z rozwojem biznesu pojawiają się nowe potrzeby i możliwości, które w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej często są ograniczone. Dzięki przekształceniu w spółkę z o.o. otwierają się przed nami nowe możliwości pozyskania kapitału, na przykład za pomocą włączenia do spółki wspólników i podniesienia kapitału zakładowego. Spółki prawa handlowego mają też większe możliwości ubiegania się o dotacje.

Zmniejszenie kosztów związanych z ZUS-em

Spółka z o.o. jako osoba prawna nie jest zobowiązana do uiszczania składek ZUS. Wspólnicy w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością (w spółkach kapitałowych) nie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, chyba że są wspólnikami w jednoosobowej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Wspólnicy w spółkach z o.o., w których wspólników jest co najmniej dwóch podlegają obowiązkowym składkom na ubezpieczenia społeczne, jeśli zatrudnieni są w spółce na przykład w oparciu o umowę o pracę

Spółka z o.o. oznacza większe zaufanie i prestiż

Nie jest to może główny powód przekształcenia działalności, ale na pewno miły dodatek. Spółki z o.o. cieszą się większym zaufaniem klientów i instytucji, np. banków. Taka działalność jest trudniejsza do zlikwidowania, wymaga też pewnego kapitału. Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oznaczają też zazwyczaj większy rozwój i możliwości – wszystko to wpływa na większy prestiż biznesu.

Jak rozpocząć przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o.?

Sporządzenie planu przekształcenia

Należy rozpocząć od przygotowania planu przekształcenia. Musi on być sporządzony w formie aktu notarialnego. W takim planie musi znaleźć się przede wszystkim wartość bilansowa majątku działalności gospodarczej na konkretny dzień w poprzednim miesiącu. Do planu przekształcenia należy dołączyć:

• projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy,
• projekt statutu spółki (aktu założycielskiego),
• wycenę aktywów i pasywów majątku przedsiębiorcy
• sprawozdanie finansowe ze wspomnianą wartością bilansową majątku

Stworzony plan trzeba zgłosić do biegłego rewidenta. Bada on poprawność i prawdziwość informacji zawartych w planie. W tym celu należy złożyć wniosek do odpowiedniego wydziału KRS (Krajowy Rejestr Sądowy). Instytucja wyznaczy biegłego i określi jego wynagrodzenie. We wniosku można już wskazać wybranego przez siebie biegłego, z którym wcześniej ustaliliśmy wynagrodzenie. Rewident ma na napisanie opinii dwa miesiące.

Po otrzymaniu odpowiedniej opinii przychodzi czas na złożenie oświadczenia o przekształceniu, które też musi mieć formę aktu notarialnego. Oświadczenie musi zawierać informację o rodzaju nowej spółki, wysokości jej kapitału zakładowego i dane członków zarządu.

Stworzenie umowy spółki i jej rejestracja

Po zakończeniu spraw związanych z planem przekształcenia przychodzi moment powołania władz spółki. Ponownie w formie aktu notarialnego należy zawrzeć akt założycielski spółki z o.o. Następnie ponownie do KRS-u należy złożyć wniosek o rejestrację spółki. Należy to zrobić w ciągu 6 miesięcy od podpisania aktu założycielskiego. Do wniosku trzeba dołączyć dokumenty, których wzory znajdziemy na stronie KRS-u. Kiedy KRS poinformuje nas, że nasza spółka została wpisana do rejestru, spółka może już legalnie rozpocząć swoją działalność.

Zgłoszenie do Urzędu Skarbowego, wykreślenie z CEIDG i wpisanie do MsiG

Jeżeli przedsiębiorca ma zamiar być płatnikiem VAT, to musi się również zgłosić do Urzędu Skarbowego. Należy tam złożyć wniosek o rejestrację do VAT. Przedsiębiorca musi się też wykreślić z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i wpisać do Monitora Sądowego i Gospodarczego.

Z jakimi kosztami wiąże się przekształcenie w spółkę z o.o.?

Przedsiębiorca, który dotychczas prowadził jednoosobową działalność gospodarczą może zmienić formę prawną na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Spółka z o.o. za zobowiązania odpowiada majątkiem spółki w przeciwieństwie do jednoosobowej działalności gospodarczej, w której przedsiębiorca za swoje zobowiązania odpowiada całym majątkiem, a w tym również majątkiem prywatnym (w razie wspólności majątkowej małżeńskiej także majątkiem należącym do małżonka z wyłączeniem jego majątku osobistego) .

Chociaż możemy zaoszczędzić na ZUS-ie czy CIT-ie, to przekształcenie wiąże się z pewnymi kosztami. Trzeba wziąć pod uwagę koszt każdej z czynności notarialnych, koszt ustalenia wartości bilansu czy  wynagrodzenie biegłego i opłat sądowych. Przedstawiamy spis  kosztów związanych z przekształceniem jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. (koszty te nie zawierają wynagrodzenia kancelarii prawnej):

• wynagrodzenie biegłego rewidenta albo księgowego za ustalenie wartości bilansowej majątku – od 1000 do 1500 zł,
• akt notarialny dotyczący sporządzenia planu przekształcenia – max. 246 zł
• opłata sądowa za wniosek o wyznaczenie biegłego rewidenta do oceny planu przekształcenia – 300 zł
• wynagrodzenie rewidenta – od 1500 zł do 5000 zł w zależności od rozmiaru przedsiębiorstwa
• koszt aktu notarialnego związanego z umową spółki – kwota zależna od wysokości kapitału (w przypadku kapitału minimalnego, a więc 5000 zł, jest to koszt ok. 1000 zł)
• opłata sądowa za rejestrację spółki w KRS-ie – 250 zł
• opłata za wpis spółki do Monitora Sądowego i Gospodarczego – 100 zł.

Jak widać przekształcenie działalności w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością to koszt minimum 4500 złotych. W przypadku większego kapitału koszt ten będzie wzrastał nawet do kilkunastu tysięcy złotych.

Alternatywa dla spółki z o.o.

Warto dodać, że od lipca 2021 przedsiębiorcy mają też do wyboru jeszcze jedną formę prowadzenia działalności – w życie weszła nowa forma prawna, jaką jest Prosta Spółka Akcyjna. Nowa forma prowadzenia działalności ma wiele zalet. Przede wszystkim można założyć ją przez Internet a wkład może wynosić już od 1 zł. Spółka ma również nieskomplikowaną strukturę, nie wymaga rady nadzorczej. Spółkę można też zamknąć bez likwidacji, a sama likwidacja będzie szybka i tania. Możliwe, że ta forma prawna szybko zastąpi spółkę z o.o. w rankingu popularności.