Temat kary umownej to często kwestia, którą interesujemy się już za późno – zazwyczaj w momencie kiedy dochodzi do naruszenia warunków umowy. Sposoby na zastrzeżenie kary umownej warto poznać wcześniej.

Czym jest kara umowna?

Najprościej mówiąc, kara umowna to zabezpieczenie odpowiedniego wykonania umowy. Żeby była ona ważna, należy ją zastrzec w odpowiedni sposób. Musi być niepodważalna. Zastrzeżenie powinno wskazywać, że naprawienie szkody wynikającej z niewykonania albo nieodpowiedniego wykonania zobowiązania niepieniężnego będzie miało formę zapłaty określonej sumy. Dłużnik musi zapłacić wierzycielowi wskazaną w umowie kwotę bez względu na wysokość szkody. W praktyce oznacza to, że kara umowy stanowi zryczałtowane odszkodowanie za szkodę poniesioną w wyniku niedopełnienia obowiązków wynikających z umowy.

Kara umowna może być naliczona nie tylko w przypadku niewykonania danego zobowiązania, ale też w przypadku niewykonania go w terminie albo wykonania go w sposób, który jest niezgodny z umową. Takie zastrzeżenie jest dobrowolne i zależy tylko od preferencji stron zawierających umowę. Może dotyczyć wszystkich umów: sprzedaży, zlecenia, o dzieło, outsourcingu. Kary są też stosowane w różnych branżach  w przypadku obowiązku zaufania poufności, zakazu konkurencji, leasingu, dostarczenia towaru w określonym terminie. Jak widać, kary stosuje się w większość branż.

Warto zaznaczyć, że odpowiedzialność podmiotu, który naruszył zapisy umowy, ogranicza się tylko do sytuacji, kiedy niewykonanie albo nieodpowiednie wykonanie umowy jest spowodowane okolicznościami, za które dłużnik ponosi odpowiedzialność.

Jakich zapisów może dotyczyć kara umowna?

Karę stosuje się zazwyczaj tylko w przypadku istotnych według nas zapisów w umowie. Powinny to być elementy umowy, których niewykonanie albo zrobienie tego w nieodpowiedni sposób może wpłynąć na naszą działalność, reputację albo może pociągnąć nas do odpowiedzialności wobec osób trzecich. Taki zapis ma też sens w przypadku, kiedy wykonanie zobowiązania po terminie mija się z celem.

Kiedy nie można zastosować kary umownej?

Kara umowna nie obowiązuje w przypadku świadczeń pieniężnych. Jeżeli jedna ze stron jest zobowiązana do zapłaty wynagrodzenia, to jeżeli nie dopełni tego obowiązku, druga strona nie może naliczyć kary – naliczy za to odsetki. Warto o tym pamiętać, ponieważ dodanie zapisu o karze umownej do umowy, która dotyczy świadczeń pieniężnych nie będzie miało zamierzonego skutku.

Jak zastrzec karę umowną?

Sposób zastrzeżenia takiej kary może się różnić w zależności od branży i rodzaju umowy, jest jednak kilka podstawowych zasad, które powinny być postrzegane w każdej umowie.

Należy określić konkretną kwotę kary umownej

Jedną z najważniejszych kwestii jest oczywiście ustalenie wysokości kary. Lakoniczna wzmianka o karze, bez wskazania konkretnej kwoty, może sprawić, że jej wyegzekwowanie będzie niemożliwe.  Kara może być wskazana w konkretnej kwocie albo w procentowej wartości liczonej od wysokości wynagrodzenia. Kwota nie musi być powiązana z wysokością szkody, jaka może wyniknąć. Musi być jednak odpowiednio wysoka, żeby stanowiła realną sankcję dla podmiotu łamiącego zapisy umowy.

Przy określaniu kwoty należy wziąć pod uwagę, że jeżeli sprawa trafiłaby do Sądu, to może on zrewidować wysokość kwoty. Może stwierdzić czy nie jest ona zbyt wygórowana albo określić w jakim stopniu naruszono warunki umowy. Ponieważ przepisy nie wskazują jak powinno się naliczać karę umowną, to wszystko zależy od decyzji Sądu.

Określ w umowie początek i koniec naliczania kary

Tutaj znowu wszystko zależy od rodzaju umowy, na pewno należy jednak oprócz kwoty określić też termin, w jakim spłacana ma być kara. Warto też określić czy ma to być jednorazowa płatność, czy na przykład konkretna kwota za dany okres niewywiązywania się z umowy. Ten zapis chroni obydwie strony.

Określ okoliczności, które spowodują naliczenie kary

Tak samo ważne jak określenie konkretnej kwoty kary jest wskazanie okoliczności, które będą prowadzić do jej naliczenia. Ułatwi to sprawę w przypadku konieczności egzekwowania kary – im większa dokładność, tym mniejszy problem.

W przypadku kary umownej kwotowej takie zastrzeżenie może wyglądać następująco:

„W przypadku niewykonania zlecenia w zawartym w umowie terminie Zleceniodawca może zażądać kary umownej w kwocie ………. za każdy rozpoczęty dzień niewykonania zlecenia”.

Jeżeli chcemy zażądać kary umownej procentowej, zapis może wyglądać następująco:

„W przypadku opóźnienia w wykonaniu zlecenia na Wykonawcę zostanie nałożona kara równa 5% wartości należnego mu wynagrodzenia”.

Karę umową można zastrzec nie tylko w umowie

Warto wiedzieć, że jeżeli nie zastrzegliśmy kary umownej w umowie, to nie wszystko stracone. Po pierwsze można podpisać nową umowę, ale to nie wszystko. Jeżeli dwie strony zgodzą się na takie warunki, to kara umowna może być też ujęta w umowie ramowej, w aneksie do umowy, w liście intencyjnym albo już we wzorcu umownym. Karę umowną można też w każdym momencie dodać do treści umowy.